Onderzoek onder Europese middelgrote bedrijven toonde eerder dit jaar aan dat bedrijven hun informatierisico’s nauwelijks onderkennen. Informatiebeheerder Iron Mountain, bedrijfsadviseur PwC en andere deskundige partijen komen daarom met een stappenplan op de proppen. Dat roept organisaties op om hun “corporate information responsibility” te nemen.
Het plan van aanpak is een 8-stappenplan dat de eerste belangrijke stappen vormt om te komen tot corporate information responsibility als onderdeel van de totale corporate social responsibility. Wie “People, Planet, Profit” harmonieus wil combineren, moet immers ook zijn verantwoordelijkheid nemen ten aanzien van waardevolle en vertrouwelijke informatie.
Belangrijk inzicht: niet IT, maar de cultuur moet centraal staan. Bedrijven die weten welke waardevolle informatie ze in beheer hebben en die afdoend beschermen, kunnen als bijvangst op een verbeterde productiviteit en groter klantvertrouwen rekenen. Gebrek aan erkenning van de risico’s kan grote gevolgen hebben, zoals het verlies van marktaandeel, vertraagde productontwikkeling en verhoogde risico’s op gegevenslekken en reputatieschade.
Route naar verandering
De initiatiefnemers achter corporate information responsibility staan een “Route naar Verandering” voor. Daartoe adviseren ze onderstaand plan van aanpak:
1. Plaats informatie op de directie-agenda: Zorg dat de gevolgen van een datalek duidelijk zijn voor de hogere leidinggevenden. Te vaak worden beschermende maatregelen pas genomen na een lek.
Actie: Zorg dat informatierisico’s een terugkerend onderwerp op de directie-agenda zijn.
2. Begin met de mensen: Betrek de medewerkers erbij. Begrijp hoe ze hun informatie gebruiken en leer hen die te beschermen. Stimuleer een werkcultuur die verantwoordelijk met informatie omgaat, maak de waarde van informatie duidelijk en faciliteer veiligheid.
Actie: Vraag medewerkers wat volgens hen de gouden regels zijn om informatie te beschermen en stel een vertrouwelijk meldpunt in om bedenkingen te melden en kwesties aan de orde te stellen.
3. Ga realistisch om met schaarse middelen en pak het fundamenteel aan: Het is onnodig om zwaar te investeren in IT om de risico’s te minimaliseren. De grootste winst biedt interne communicatie en de training van de medewerkers. Begin met eenvoudige, kleine eerste stappen in de goede richting – alles is beter dan niets.
Actie: Bewaar dossiers en documenten in een afgesloten ruimte of besteed dat uit. Bewaar backup-tapes buiten het kantoor en gebruik encryptie (versleuteling) van data waar nodig.
4. Begrijp het bedrijfsproces en hoe informatie door de organisatie beweegt: Bekijk waar en hoe informatie wordt geproduceerd, ontvangen, verwerkt, opgeslagen en uiteindelijk vernietigd. Wie is er op welk moment verantwoordelijk voor en hoe is de bescherming dan geregeld?
Actie: Stel een afdelingsoverstijgende werkgroep in die voor de directie in kaart brengt welke reis informatie door de organisatie aflegt en wat de kwetsbaarheden en risico’s “onder weg” zijn – van ontstaan tot vernietiging.
5. Bepaal wat de belangrijkste informatie is en wat het waard is om die te beschermen: Niet alle informatie is even belangrijk: bepaal welke gelekte of verloren informatie de organisatie schade toebrengt.
Actie: Overweeg wat de gevolgen zijn van verloren en gelekte informatie om de risico’s beter te begrijpen.
6. Introduceer een eenduidig en voortdurend risicobeheer: Bepaal de verantwoordelijkheids- en de rapportagelijnen. Controleer centraal op overlap en witte vlekken tussen afdelingen.
Actie: Benoem een eindverantwoordelijke voor de informatie.
7. Maak beleid en procedures en controleer de effectiviteit: Regels alleen, zijn niet voldoende – ze moeten ook worden begrepen en doorgevoerd.
Actie: Beloon onderscheidend goed gedrag van medewerkers. Overweeg een vrijblijvende analyse op fouten en gaten door een partij die gecertificeerd is voor standaarden als PCI DSS en ISO 27001.
8. Zoek ondersteuning: Informatiebeheer wordt snel lastiger wanneer de hoeveelheid en omloopsnelheid van (on)gestructureerde informatie toeneemt. Er zijn leveranciers voor specialistische ondersteuning.
Actie: Als die niet in huis is, overweeg dan specialistische ondersteuning door een deskundige organisatie of een uitbestedingspartner en ontdek hoe die adviseert om de koe bij de horens te vatten.